Was umfasst das Inkassoverfahren?

Ein Inkassoverfahren kann ein Gläubiger oder Kreditor einleiten, um eine offene Forderung bei einem Kunden (in diesem Fall Debitor) einzufordern. Um ein solches Verfahren einleiten zu können, beauftragt man in der Regel einen externen Dienstleister - sogenannte Inkassodienstleiter. Für Unternehmen bedeutet das mehr Sicherheit, obwohl der Kunde in Zahlungsverzug geraten ist. Problematisch dabei ist allerdings, dass man die Kosten meistens auslegen muss, wodurch die finanzielle Belastung weiter wächst. Nichtsdestotrotz ist der Rechtsweg die einzige Möglichkeit für Unternehmen, um den offenen Betrag zu erhalten.

Voraussetzungen für ein Inkassoverfahren

Die Grundlage für ein Verfahren ist eine offene Forderung. Dabei kann es sich zum Beispiel um eine Rechnung handeln, die der Kunde nicht bezahlt hat. Darüber hinaus muss der Kreditor zuerst eine Mahnung an den Debitor senden. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Kunde eine Privatperson ist. Hinzu kommt der Nachweis darüber, dass die vertraglich vereinbarte Leistung auch erbracht wurde - zum Beispiel eine Lieferung eines bestimmten Produkts. Wenn die sogenannte Mahnfrist abgelaufen ist, kann man das Inkassoverfahren einleiten.

Ablauf eines Inkassoverfahrens

Wenn sich ein Unternehmen für die Einleitung eines Verfahrens entschieden hat, nimmt der Inkassodienstleister zunächst Kontakt mit dem Schuldner auf. Dabei weist der Dienstleister nochmals auf den offenen Betrag hin und fordert den Kunden zur baldigen Zahlung auf. Die geforderte Summe überweist der Schuldner anschließend an das Inkassounternehmen. Dieses gibt den Betrag an das entsprechende Unternehmen weiter. In diesem Fall wird das Inkassoverfahren eingestellt und die Forderung in der Bilanz festgehalten.

Anders sieht es aus, wenn der Debitor der Zahlungsaufforderung nicht nachkommt. Sollte das passieren, leitet das Unternehmen einen rechtlichen Prozess ein, sofern der Kreditor mit dieser Maßnahme einverstanden ist. Dafür reicht der Dienstleister einen Antrag beim Gericht ein, damit dieses einen sogenannten Mahn- und Vollstreckungsbescheid erlassen kann. Hier hat der Schuldner die Möglichkeit, Widerspruch gegen den Erlass einzulegen. Ist das der Fall, kommt es zu einem Gerichtsverfahren. Alternativ kann der Schuldner die Rechnung begleichen. Sollte sich der Schuldner nach wie vor in Zahlungsverzug befinden, obwohl er keinen Widerspruch eingelegt hat, schaltet sich ein Gerichtsvollzieher ein. Dieser kümmert sich um die Vollstreckung der Forderung. Dabei handelt es sich manchmal nicht nur um Geld, sondern auch um Wertgegenstände.

Inkassoverfahren einleiten: Darauf kommt es an

Es gibt verschiedene Faktoren, die den Erfolg eines Inkassoverfahrens beeinflussen können. Zunächst sollten Unternehmer genau Buch darüber führen, welche Rechnungen nicht bezahlt wurden. Hier kann zum Beispiel eine Offene-Posten Liste helfen, wie man unter anderem bei DATEV nutzen kann. Darüber hinaus sollte man nicht sofort eine Mahnung versenden, wenn der Kunde bisher immer ordnungsgemäß bezahlt hat. Hier genügt vorerst eine Zahlungserinnerung, in der eine Frist genannt wird. Wenn man mit dieser Methode keinen Erfolg hat, kann man eine Mahnung versenden und schließlich ein Inkassobüro beauftragen. Ansonsten muss das Unternehmen die Kosten für das Inkassobüro selbst übernehmen. Das Büro sollte man dabei möglichst zeitnah beauftragen, damit nicht die Gefahr der Verjährung im Raum steht. Auch den finanziellen Aspekt muss der Kreditor beachten, da der Debitor nicht immer auffindbar ist. In diesem Fall bleibt der Gläubiger auf den Kosten sitzen.