Inventar

Was ist ein Inventar?

Das Inventar ist per Definition das Ergebnis der Inventur und bildet die Basis für den Jahresabschluss. Es verzeichnet die Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens.

Die Aufstellung des Inventars ist für Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Es muss zu Beginn des Handelsgewerbes und bei Abschluss eines jeden Geschäftsjahres erfolgen.

Zu den Vermögensgegenständen und Verlusten, die im Inventar aufgeführt sein müssen, gehören beispielsweise:

1. Eine genaue Auflistung aller Produktionsmaschinen.
2. Die exakte Menge an Vorprodukten.
3. Der Lagerbestand von Endprodukten.

Zur Erfassung dient eine Bestandsaufnahme, die so genannte Inventur, die einmal jährlich erfolgt. Üblicherweise führen Mitarbeitende des Unternehmens die Maßnahme durch. Sie listen die aktuellen Vermögensgegenstände auf, indem sie etwa Produkte zählen, wiegen oder messen. Die dabei entstehende Inventarakte hat eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Erst danach darf sie aus dem Unternehmensarchiv entfernt und vernichtet werden.

Inventur, Inventar und Bilanz

Der Unterschied zwischen Inventur, Inventar und Bilanz ist leicht in wenigen Schritten erklärt:

• Die Inventur dient durch das Zählen zur Aufstellung des Inventars. Sie ist also die Grundlage.
• Im Inventar sind im Gegensatz zur Bilanz alle Werte einzeln aufgelistet. Also: Maschine 1, Maschine 2, Maschine 3 usw. Die Darstellung erfolgt in Staffelform, also als Liste oder Tabelle.
• In der Bilanz tauchen die Maschinen 1 bis 3 als ein gemeinsamer Posten auf, Beispielsweise unter „Technische Anlagen und Maschinen“. Die Bilanz wird in Form von Konten erstellt.

Das Inventar bildet die Grundlage für das Erstellen einer Bilanz und somit auch für die Erstellung eines Jahresabschlusses. Ein sorgfältig erstelltes Inventar dient dazu, die in der Bilanz enthaltenen Informationen im Zweifelsfall gegenüber Dritten belegen zu können.

Dies ist zum Beispiel bei einer möglichen Unternehmensbeteiligung wichtig. Potenzielle externe Geldgeber schauen sich ebenso wie Finanzbehörden genau an, ob Bilanz und Inventar übereinstimmen.

Zusammenfassung

1. Die Inventur dient dem Erstellen des Inventars.
2. Das Inventar ist zum Ende jedes Geschäftsjahres aufzustellen und bildet die Basis der Bilanz.
3. Alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens sind darin aufgeführt.
4. Es gilt, die Inventur sorgfältig durchzuführen. Denn das Inventar dient gegenüber Dritten, insbesondere Finanzbehörden, zur Verifizierung der Bilanz.
5. Die Aufbewahrungsfrist für Inventarlisten beträgt zehn Jahre.