Was ist ein Journal? Definition & Aufbau einfach erklärt!

Das Journal, auch als Buchungsjournal oder Grundbuch bekannt, spielt eine entscheidende Rolle in der Buchführung von Unternehmen. Es dient dazu, sämtliche Geschäftsvorfälle in zeitlicher Abfolge und mit wichtigen Informationen wie fortlaufender Nummer, Betrag, Datum, Verweis auf Belege, Erläuterung und Kontierung festzuhalten. Dieses grundlegende Buch ermöglicht es, alle geschäftlichen Transaktionen in geordneter Chronologie zu verfolgen und sie den verschiedenen Bilanzpositionen zuzuordnen.

Grundlagen und weitere Bücher in der Buchführung

Das Journal, oft als das "Grundbuch der Buchführung" bezeichnet, bildet die Basis für die Buchführung und erleichtert die Übertragung von Buchungssätzen in das Hauptbuch. Es ist von entscheidender Bedeutung für die ordnungsgemäße Dokumentation aller geschäftlichen Vorgänge eines Unternehmens.

Gesetzliche Vorschriften zur Führung des Journals sind in den GoBD-Richtlinien (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) verankert.

In der Welt der Buchführung gibt es neben dem Journal auch andere wichtige Bücher wie das Hauptbuch und die Nebenbücher. Das Hauptbuch ist in Sachkonten unterteilt und weist jeder im Journal erfassten Buchung das entsprechende Konto zu. Zusammen bilden diese Bücher das Rückgrat der Buchführung eines Unternehmens.

Ein Journal kann leicht in einer Tabellenkalkulation erstellt werden, die Spalten für das Buchungsdatum, die Journalnummer, Soll- und Haben-Konten, den Buchungstext, das Belegdatum, die Belegnummer sowie gegebenenfalls Angaben zur Steuerart und zum Steuerbetrag umfasst.

Der Aufbau eines Journals

Die Gestaltung eines Journals kann einfach in einer Tabellenkalkulation erfolgen. Dabei werden folgende Spalten erstellt:

1. Buchungsdatum: Das Datum, an dem der Geschäftsvorfall stattgefunden hat.
2. Journalnummer: Die laufende Nummer zur Identifizierung der Buchungen.
3. Soll- und Haben-Konto: Die Konten, die von der Buchung betroffen sind.
4. Buchungstext: Eine kurze Erläuterung des Geschäftsvorfalls.
5. Belegdatum und Belegnummer: Informationen zum Beleg, der den Geschäftsvorfall unterstützt.
6. Steuerart und Steuerbetrag: Gegebenenfalls Angaben zur Steuer für die Buchung.

Das Journal: Ein wichtiger Schritt zur ordnungsgemäßen Buchführung

Das Journal ist auch als "Primanota" bekannt und wurde historisch in der Bankbuchhaltung als "erste Aufzeichnung" bezeichnet. Selbst in der modernen EDV-gestützten Buchführung werden Begriffe wie "Primanota" verwendet, um Buchungen zu kennzeichnen, die erfasst, aber noch nicht in das Journal übertragen wurden.

Die Kenntnis und Anwendung des Journals ist von großer Bedeutung, insbesondere für Existenzgründer und Unternehmer, die steuerliche Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung einhalten müssen. Die Nutzung von Buchhaltungssoftware kann die Führung des Journals erheblich vereinfachen und Zeit sparen, da sie die automatische Übertragung von Buchungen in das Hauptbuch ermöglicht. Dies erleichtert die Buchführung erheblich und ermöglicht es, sich auf den Aufbau des Unternehmens zu konzentrieren.