Das Kassabuch: Definition und Bedeutung

In der heutigen Geschäftswelt erfolgen viele Transaktionen bargeldlos über Überweisungen, Lastschriften sowie Zahlungen per EC- oder Kreditkarte. Dennoch bleibt die Barzahlung ein gängiges Zahlungsmittel. Um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden, müssen alle Bareinnahmen und Barausgaben ordnungsgemäß dokumentiert werden. Dies geschieht mithilfe des sogenannten Kassabuchs, einem der wichtigsten Nebenbücher in der Buchführung eines Unternehmens.

Was ist das Kassabuch?

Das Kassabuch dient als Grundlage zur Besteuerung und muss daher alle Geschäftsvorfälle transparent und nachvollziehbar erfassen. Jeder Eintrag im Kassabuch muss verständlich sein und wesentliche Informationen wie Belegnummern, Steuersätze sowie die Beträge der Einnahmen und Ausgaben enthalten.

Wer muss ein Kassabuch führen?

Grundsätzlich muss jeder, der Bareinnahmen hat, diese auch dokumentieren. Dies bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass ein formelles Kassabuch geführt werden muss. Unternehmer, die ihren Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln, können eine einfache Liste mit allen Bargeldbewegungen führen. Diese Liste sollte alle Einnahmen, Ausgaben sowie Privateinlagen und Privatentnahmen umfassen.

Für bilanzierende Unternehmen, wie beispielsweise eine GmbH, ist das Führen eines Kassabuchs jedoch verpflichtend. Diese Unternehmen müssen eine reale Kasse führen, aus der direkte Barausgaben wie z.B. Reisekosten gedeckt werden können.

Aufbau und Führung eines Kassabuchs

Ein ordentlich geführtes Kassabuch benötigt eine einheitliche Struktur und muss bestimmte Angaben enthalten. Dazu zählen:

• Datum des Geschäftsvorfalls
• Belegnummer zur eindeutigen Zuordnung
• Buchungstext als Kurzbeschreibung des Geschäftsvorfalls
• Betrag und Währung der Einnahme bzw. Ausgabe
• Angewandter Steuersatz
• Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag
• Aktueller Kassenbestand und Sollkassenbestand

Der aktuelle Kassenbestand wird durch ein Kassazählprotokoll ermittelt, bei dem die gezählten Scheine und Münzen dokumentiert und addiert werden. Es ist wichtig, dass der Sollkassenbestand mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmt.

Praktische Tipps zur Kassabuchführung

Um die Kassabuchführung korrekt durchzuführen, sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Das Kassabuch darf nur Barvorgänge enthalten.
• Zu Beginn sollte das genaue Datum sowie der Anfangsbestand des Vortages, Vormonats oder Vorjahres eingetragen werden.
• Kassazugänge gehören in die Spalte "Einnahmen", Kassaausgänge in die Spalte "Ausgaben".
• Alle Barvorgänge müssen chronologisch und unveränderlich erfasst werden.
• Der Sollkassenbestand muss mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmen.
• Der Kassenbestand darf nie negativ sein.

Vorteile der elektronischen Kassabuchführung

Moderne Softwarelösungen erleichtern die Führung des Kassabuchs erheblich. Elektronische Kassabücher reduzieren den Verwaltungsaufwand und bieten Sicherheit bei Betriebsprüfungen. Mit einer Finanzsoftware können alle Kassabucheinträge und dazugehörigen Belege zuverlässig gespeichert und bei Bedarf schnell abgerufen werden. Dies ermöglicht eine effiziente und korrekte Kassabuchführung, die den Anforderungen des Finanzamts entspricht. Abhängig von der Größe und den Anforderungen des Unternehmens kann eine spezialisierte Kassabuch-Software sinnvoll sein.

Führung des Kassaberichts

Am Tagesende wird der Kassenbestand ermittelt und um Privateinlagen und -entnahmen angepasst, um die Tageslosung zu berechnen. Diese Praxis gewährleistet eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Dokumentation der täglichen Bareinnahmen.

Ein gut geführtes Kassabuch ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wertvolles Instrument zur Überwachung der finanziellen Lage eines Unternehmens.