Was ist eine Phantomrechnung?

Phantomrechnungen, auch bekannt als gefälschte Rechnungen oder Geisterrechnungen, sind eine betrügerische Art von Rechnungen, die für Waren oder Dienstleistungen ausgestellt werden, die nie geliefert oder bestellt wurden. Die Absender solcher Scheinrechnungen haben das Ziel, die Empfänger abzuzocken und hoffen darauf, dass diese im Trubel der Verwaltung die Rechnungen unbeachtet bezahlen.

Was steckt hinter einer Geisterrechnung?

Die Motivation hinter dem Versenden gefälschter Rechnungen ist rein finanzieller Natur. Die Betrüger achten oft nicht darauf, ob es tatsächliche Vereinbarungen oder Lieferungen gab. Stattdessen werden wahllos Rechnungen an verschiedene Unternehmen mit kleineren Beträgen verschickt. Durch diesen Massenversand erhöhen sie die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmer schnell bezahlen, ohne eine Rechnungsprüfung durchzuführen.  

Sobald eine Phantomrechnung bezahlt wird, landet der zahlende Unternehmer auf einer Liste, die den Betrügern zeigt, wer leicht zu "fangen" ist. Auf diese Weise verdienen sie beträchtliche Geldbeträge.

Welche Methoden wenden die Betrüger an?

Die Betrüger nutzen verschiedene Methoden, um gefälschte Rechnungen zu verschicken. Zu den häufigsten Methoden zählen:

• Bereitstellung einer teuren Telefonnummer für Rückfragen zur Rechnung, die oft lange Wartezeiten beinhaltet.
• Vortäuschen, eine respektable Behörde wie die Handelskammer oder das Finanzamt zu sein, um das Vertrauen der Empfänger zu gewinnen und sie dazu zu bringen, Geld zu überweisen.
• Versenden von Rechnungen unter dem Vorwand eines "Angebots", um die Zahlungsbereitschaft der Empfänger zu testen.
• Es ist wichtig, bei Erhalt einer unbekannten Rechnung wachsam zu sein und niemals eine Rechnung zu bezahlen, deren Herkunft unklar ist.

Wie schützt man sich vor Phantomrechnungen?

Es ist generell ratsam, Rechnungen vor der Zahlung zu überprüfen, besonders wenn sie von unbekannten Lieferanten stammen. Auch wenn man den Lieferanten kennt, aber der Rechnungsbetrag unerwartet ist, sollte man die Rechnung gemeinsam mit den Kollegen checken. Dabei sollte man auch stets das Kleingedruckte sorgfältig lesen, um sicherzustellen, dass es sich um eine legitime Rechnung handelt. Alternativ kann man eine verdächtige Rechnung auch dem Fraud Help Desk melden und überprüfen lassen.

Um sich vor Phantomrechnungen zu schützen, bietet das Online-Buchhaltungsprogramm InformerOnline kostenlosen Zugang zum PEPPOL-Netzwerk. PEPPOL überprüft alle Daten der Rechnungen, die über dieses gesicherte Netzwerk versendet werden, und gewährleistet so eine höhere Sicherheit vor betrügerischen Rechnungen. Unternehmen sollten jede eingehende Rechnung sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass sie legitim ist.