Reisekosten 2024 berechnen/abrechnen: Das ist zu beachten!

In manchen Unternehmen sind Dienstreisen und die damit verbundenen Reisekosten an der Tagesordnung, bei anderen eher eine Seltenheit. Eine Reisekostenabrechnung ist zwar nicht sonderlich kompliziert, es gilt aber einige Details und Umstände zu beachten. Im folgenden Text gehen wir darauf ein, wie sich die Reisekosten im Jahr 2024 berechnen. 

Was sind Reisekosten?

Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und andere Reisenebenkosten. Diese Kosten können von Arbeitnehmern oder Arbeitgebern getragen werden, abhängig von den jeweiligen Vereinbarungen und Unternehmensrichtlinien.

Was muss in einer Reisekostenabrechnung stehen?

Eine vollständige Reisekostenabrechnung muss alle im Rahmen einer Dienstreise angefallenen Kosten detailliert auflisten. Dazu gehören Informationen über die Reisenden, das Reiseziel, den Reisezweck, den Zeitraum der Reise und die Art der Tätigkeit während der Reise. Des Weiteren müssen alle Kosten, einschließlich Belege und Quittungen, aufgeführt werden, um eine genaue Abrechnung zu ermöglichen.

Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?

Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn Arbeitnehmer eine Dienstreise im Auftrag ihres Unternehmens durchführen und die damit verbundenen Kosten erstattet werden sollen. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht jede auswärtige Tätigkeit automatisch als Dienstreise betrachtet wird. Eine klare Abgrenzung zwischen Dienstreisen und anderen Tätigkeiten ist daher unerlässlich, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen.

Welche Reisekosten sind 2024 erstattungsfähig?

Im Jahr 2024 sind bestimmte Reisekosten erstattungsfähig, darunter:

• Fahrtkosten mit verschiedenen Verkehrsmitteln wie Auto, Bahn oder Flugzeug. Die Erstattung kann auf Basis einer Kilometerpauschale oder der tatsächlichen Kosten erfolgen.
• Übernachtungskosten, die im Rahmen der Dienstreise entstehen. Diese können entweder durch die Vorlage von Hotelrechnungen oder die Anwendung von Übernachtungspauschalen nachgewiesen werden.
• Verpflegungsmehraufwand, der als Pauschale für bestimmte Zeiträume während der Dienstreise erstattet wird. Die Höhe dieser Pauschalen variiert je nach Dauer und Ort der Reise.
• Zusätzlich zu diesen Hauptkosten können auch andere Ausgaben wie Reisenebenkosten, Telefon- und Internetkosten erstattet werden, sofern sie angemessen und im Zusammenhang mit der Dienstreise stehen.

Die genaue Berechnung und Abrechnung dieser Kosten erfordert eine sorgfältige Dokumentation aller Ausgaben sowie die Einhaltung der geltenden steuerlichen und unternehmensinternen Richtlinien. Nur durch eine ordnungsgemäße Abrechnung können Arbeitnehmer und Arbeitgeber sicherstellen, dass alle erstattungsfähigen Kosten berücksichtigt und korrekt abgerechnet werden.