Rückstellung

Sie führen mit Ihrem Unternehmen einen Gerichtsprozess mit unsicherem Ausgang oder erwarten eine hohe Steuernachzahlung? Das sind nur zwei von zahlreichen Gründen, sicherheitshalber Rückstellungen zu bilden und wahrscheinlichen späteren Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu können.

Definition: Was ist eine Rückstellung?

Gegenüber herkömmlichen Verbindlichkeiten sind ihr Eintritt, ihre Höhe oder das genaue Eintrittsdatum bei Rückstellungen noch nicht gesichert. Rückstellungen gelten bei der Kostenstellenrechnung immer als Fremdkapital und werden somit strenggenommen als Schulden behandelt. Innerhalb der Bilanz reduzieren sie den ausgewiesenen Gewinn und beeinflussen so auch die Steuerhöhe. Eine Verwendung für andere Verbindlichkeiten als dem ursprünglichen Zweck ist nicht gestattet.

Rückstellungen versus Rücklagen

Rückstellungen und Rücklagen werden häufig verwechselt, unterscheiden sich jedoch grundlegend:

• Rückstellungen werden als Aufwand gebucht und mindern den wirtschaftlichen Unternehmenserfolg.
• Rücklagen sind gebundenes Eigenkapital und beeinflussen den Unternehmenserfolg nicht direkt.

Rückstellungen Beispiele

Als Unternehmer sollten Sie einen Blick auf folgende mögliche Rückstellungsarten werfen:

• Pensionsrückstellungenim Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge bei unbekanntem zeitlichen Leistungseintritt
• Steuerrückstellungenvor Abschluss des Geschäftsjahres
• Rückstellungenfür noch nicht getätigte Instandhaltungen
• Kulanzrückstellungenbei der Zusage freiwilliger Gewährleistungsansprüche
• Drohende Verlusteaus schwebenden Geschäften

Die Bildung von Rückstellungen ist in § 249 Handelsgesetzbuch verbindlich geregelt. Danach sind Sie in Ausnahmefällen zu einer Anlage von Rückstellung verpflichtet, dürfen freiwillig ausschließlich für die genannten Fälle Rückstellungen bilden. So soll eine mögliche Bilanzverwässerung verhindert werden.

Handelsrechtliche Grundlagen

Nach § 249 HGB gelten folgende Regelungen:

• Passivierungspflicht: Es besteht eine Pflicht zur Bildung von Verbindlichkeitsrückstellungen (z.B. Prozessrückstellungen, Garantieverpflichtungen oder Pensionsrückstellungen) und drohenden Verlusten aus schwebenden Geschäften. Zudem sind Aufwandsrückstellungen für bestimmte Verpflichtungen wie unterlassene Instandhaltung oder Kulanzgewährleistungen vorgesehen.
• Passivierungsverbot: Andere Arten von Rückstellungen dürfen nicht gebildet werden.
• Bewertung und Ausweis: Rückstellungen müssen in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrages angesetzt werden. Bei einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr erfolgt eine Abzinsung mit dem durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Jahre.
• Auflösung: Rückstellungen sind bei Inanspruchnahme oder Wegfall des Grundes aufzulösen. Bei ausgeglichener Höhe erfolgt dies erfolgsneutral; Differenzen müssen entsprechend als sonstiger betrieblicher Ertrag oder Aufwand verbucht werden.

Steuerrechtliche Besonderheiten

Handelsrechtlich gebildete Rückstellungen werden in der Steuerbilanz grundsätzlich anerkannt. Hierbei erfolgt die Abzinsung mit einem Zinssatz von 5,5 Prozent, bei Pensionsrückstellungen mit 5 Prozent. Handelsrechtlich berücksichtigte Kostenpreissteigerungen sind steuerlich herauszurechnen.

Rückstellungen buchen und auflösen

Nach der Bildung von Rückstellungen fallen in Ihrem Buchhaltungsbüro zwei weitere Schritte an:

• Rückstellung buchen:Ihre Buchhaltung bucht Rückstellungen für eine korrekte Aufwands-Zuordnung immer im Jahresabschluss des Jahres, in dem die Rücklagen verursacht wurden. Ihre Höhe wird geschätzt, der Gewinn reduziert und die entsprechende Summe in das Folgejahr übertragen.
• Sonderfall:Warum werden Rückstellungen abgezinst? Da es sich bei Rückstellungen nur um ungefähre Größen handelt, wird durch eine Abzinsung unter Berücksichtigung von Zinssätzen der aktuelle Wert des künftigen Geldbetrages bestimmt. Übersteigt die Laufzeit Ihrer Rückstellung ein Jahr, sind Sie zur Abzinsung verpflichtet.
• Rückstellungen auflösen:Sobald Sie auf die gebildeten Rückstellungen zurückgreifen oder der Grund zur Rückstellungsbildung entfällt, werden sie aufgelöst. Dabei gilt bei ausgeglichener Höhe von Rückstellung und Auszahlung die Auflösung als erfolgsneutral. Haben Sie mehr Rückstellungen gebildet als benötigt, muss Ihre Buchhaltung die Differenz als sonstigen betrieblichen Ertrag, bei zu geringen Rückstellungen unter sonstigen betrieblichen Aufwänden verbuchen.