Zahlungserinnerung

Auch wenn die Begriffe Mahnung und Zahlungserinnerung häufig synonym Verwendung finden, handelt es sich um unterschiedliche Dokumente. Beim Verfassen einer Zahlungserinnerung hat dies keine rechtlichen Konsequenzen für den zahlungsrückständigen Kunden. Im Gegensatz dazu kann eine überfällige Zahlungsfrist, die in einer Mahnung festgelegt ist, als Vorstufe für ein gerichtliches Mahnverfahren dienen.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Die Zahlungserinnerung sollte sorgfältig formuliert werden, insbesondere beim ersten Schreiben. Denn das Ziel besteht darin, den Kunden lediglich an die ausstehende Zahlung zu erinnern, ohne das Kundenverhältnis zu belasten. Die Mahnung fordert den zahlungspflichtigen Kunden auf, die noch offene Rechnung zu begleichen. Sollte die Rechnung nicht rechtzeitig beglichen worden sein, besteht das Recht, den Kunden an die Zahlung zu erinnern.

Es jedoch auch sein, dass der Kunde möglicherweise bereits innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt hat, jedoch die Überweisung noch nicht auf dem eigenen Konto verbucht wurde. Grund dafür können unterschiedliche Banklaufzeiten sein. Daher ist es wichtig, die Verbuchungsdauer auf dem Geschäftskonto zu berücksichtigen.

Die Zahlungserinnerung kann eine Voraussetzung sein, um den Schuldner überhaupt in Verzug zu setzen. Wenn der Schuldner in Verzug gerät und eine angemessene Frist verstrichen ist, können rechtliche Schritte eingeleitet werden. Es wird jedoch kein Verzug festgestellt, wenn der Schuldner nicht selbst für die Nichtleistung der Zahlung verantwortlich ist, und er muss entsprechende Beweise dafür erbringen.

Was muss in einer Zahlungserinnerung stehen?

Nach der Überschrift „Zahlungserinnerung“, um die Dringlichkeit deutlich zu machen, sollten auf einer Zahlungserinnerung dieselben Informationen stehen wie auf einer Rechnung. Außerdem gehören aber auch noch folgende Angaben dazu:

• Fälligkeitsdatum
• Offener Rechnungsbetrag
• Kundennummer
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der Ausgangsrechnung
• Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang
• Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs

So formuliert man eine Zahlungserinnerung

Wer eine Zahlungserinnerung verfasst, sollte darauf achten, einen freundlichen Ton zu verwenden. Denn zunächst ist immer anzunehmen, dass der Kunde möglicherweise die Rechnung einfach vergessen hat. Hier sind einige freundliche Formulierungen für eine Zahlungserinnerung:

• Wir freuen uns über Ihre Bestellung vom ... . Wir haben Verständnis dafür, dass Rechnungen manchmal übersehen werden können. Daher möchten wir Sie freundlich daran erinnern, den ausstehenden Betrag von ... zu begleichen.
• Wir möchten Sie höflich daran erinnern, dass die Rechnung für Ihre Bestellung vom ... noch offen ist.