Hauptbuch

Vom Erwerb Ihres neuen Bürostuhls über Spesenabrechnungen bis zum Parkticket: Sämtliche Belege im Rahmen Ihrer Betriebsführung muss Ihre Buchhaltung erfassen und bearbeiten. Nachdem Sie diese zunächst chronologisch im Grundbuch festhalten, folgt die Übertragung in das Hauptbuch. Nur so lassen sich die Geschäftsvorfälle Sachkonten zuordnen und die Unternehmensbilanz erstellen.

Was ist ein Hauptbuch?

Noch fehlt es im Wirtschaftslexikon an einer wörtlich einheitlichen Hauptbuchhaltung-Definition. Doch ihre Funktion ist eindeutig: Als Bestandteil der doppelten Buchführung, dient sie der Zuordnung zuvor ausschließlich chronologisch abgelegter Belege in spezifische Sachbereiche. Bei dieser Buchführung müssen Sie sämtliche Einnahmen und Ausgaben auf zwei verschiedenen Konten erfassen.

Wozu dient ein Hauptbuch?

Nur ein sorgfältiges Führen Ihres Hauptbuches garantiert am Ende eines Geschäftsjahres oder einer gewünschten Abrechnungsperiode eine unverfälschte Unternehmensbilanz. Auch Ihre Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Einnahmenüberschussrechnung fürs Finanzamt erstellt die Buchhaltung aufgrund der im Hauptbuch eingetragenen Zahlen. Durch das Kontieren von Belegen lassen sich sämtliche Quittungen Aufwands- oder Ertragskonten sachlich zuordnen. Mit der Saldenliste können Sie sich jederzeit über bedeutende Kontobewegungen und gewünschte Bilanzpositionen informieren. Durch das Einteilen in Eröffnungsbilanz, Veränderungen im Geschäftsjahr sowie dem Saldo gewährt die Buchhaltung Einblick in die Geldströme Ihres Betriebes.

Grundbuch – Hauptbuch: Unterschied

Neben dem Hauptbuch besteht die Buchführung ebenso aus dem Grundbuch. Auch Journal genannt, listet es zunächst sämtliche belegbare Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge auf – vom Rohstofferwerb bis zu Gehaltszahlungen. Das Journal bildet die Ausgangsposition zum Führen des Hauptbuches. In letzterem sind die Vorgänge nach sachlichen Aspekten geordnet und die zeitliche Komponente spielt keine Rolle mehr. In Nebenbüchern des Hauptbuchs sind die Konten detailliert nach Bereichen wie der Anlagenbuchhaltung oder dem Warenausgang aufgelistet.

Übertragungswege Grundbuch – Hauptbuch

Ihre Buchhaltung kann beim Übertragen der Daten aus dem Journal in das Hauptbuch alle Vorgänge einzeln erfassen und manuell eintragen. Alternativ lassen sich bei der Durchschreibebuchführung die Eintragungen ins Grundbuch zeitgleich ins Hauptbuch übernehmen und so zu einem Arbeitsschritt zusammenfassen. Selbiges trifft für das Nutzen innovativer Buchführungsprogramme zu.

Es ist in jedem Fall höchst wichtig, die Eintragungen im Hauptbuch am Ende auf ihre Korrektheit zu überprüfen. So lässt sich das obligatorische Prinzip der Geschlossenheit garantieren. Danach müssen Ihre Sachkonten ausnahmslos in formeller und materieller Hinsicht in sich geschlossen sein: Kein Geschäftsvorfall darf übergangen werden, und zu jedem Zeitpunkt müssen die Haben-Posten in ihrer Gesamtheit der Summe der Soll-Posten entsprechen.