Rechnungsprüfung

Gehen Rechnungen ein, gilt es diese vor der Zahlung zu überprüfen. Andernfalls besteht die Gefahr von Betrug und Verlusten. Zu einer Rechnungsprüfung gehören die formelle Rechnungsprüfung und die sachliche Rechnungsprüfung.

Die formelle Rechnungsprüfung

Die formelle Prüfung ist wichtig, um beispielsweise bei Großbeträgen (über 150,00 Euro) den Vorsteuerabzug beim Finanzamt geltend machen zu können. Für diesen geht ein Unternehmen nämlich in Vorleistung.

Das wesentliche Ziel einer formellen Rechnungsprüfung liegt darin, das Einhalten formeller Vorschriften zu überprüfen. Und zwar gemäß § 14 UStG „Allgemeine Vorschriften für die Geltendmachung der Vorsteuer“ und § 33 UstDV „Erleichterungen für Kleinbetragsrechnung bis EUR 150,00“.

Ist eine Rechnung falsch gestellt, können Dienstleistende eine berichtigte Rechnung anfordern. Die weitere Bearbeitung verzögert sich bis zum Erhalt einer korrekt gestellten Rechnung.

Die sachliche Rechnungsprüfung

Die sachliche Rechnungsprüfung beschäftigt sich mit dem Inhalt der Rechnung. Die Rechnung prüfen sollten immer diejenigen Stellen oder Sachbearbeitenden, die auch für das Erteilen des Auftrages zuständig waren. Denn sie tragen die sachliche Verantwortung. Diese Aufgabe obliegt also nicht bloß der Buchhaltung. Und können somit die Angaben in der Rechnung mit den Angaben im Auftrag und den erfolgten Leistungen am besten abgleichen.

Das Zuteilen und Überprüfen von Rechnungen können sowohl analog als auch digital von statten gehen. Nur für wenige Rechnungen ist das analoge Zuteilen und Prüfen von Eingangsrechnungen vollkommen ausreichend.

Gehen jedoch viele Rechnungen ein, oder sind mehrere Mitarbeitende mit den Bereichen Beauftragung und Rechnungsprüfung betraut: Dann kann ein entsprechendes Softwaresystem von Vorteil sein. Softwaresysteme zur Rechnungsprüfung leiten Eingangsrechnungen automatisch an die zuständigen Stellen weiter und sparen somit Zeit in der Verwaltung.

Rechnungsprüfung Checkliste

Zu einer korrekt gestellten Rechnung gehören:

• vollständiger Name und Anschrift von Dienstleister und Leistungsempfänger
• Die Steuernummer oder die Ust.-ID (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) des Dienstleisters
• Das Rechnungsdatum
• Die Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten/ausgeführten Gegenstände/Leistung(en)
• Lieferdatum
• Das Entgelt, das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen für die Lieferung/Leistung aufgeschlüsselt ist. Ebenso jede zuvor vereinbarte Entgeltminderung, insofern sie nicht im Entgelt berücksichtigt wurde.
• Der auf das Entgelt erhobene Steuerbetrag sowie der anzuwendende Steuersatz. Sollte die Lieferung/Leistung steuerbefreit sein, muss stattdessen der Hinweis auf die Steuerbefreiung an dieser Stelle stehen.
• Ein Hinweis bezüglich der Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers gemäß § 14b Abs. 1 Satz 5.