Das Kassenbuch

In einem Kassenbuch können Unternehmen einen Geschäftsvorfall erfassen, der per Barzahlung erfolgt ist. Dabei kann es sich zum Beispiel um Ein- oder Auszahlungen aus der Geschäftskasse handeln. Diese Vorfälle und der Saldo werden im Kassenbuch festgehalten, wodurch sich später der „Kassenbestand“ ermitteln lässt.

Wer muss ein Kassenbuch führen und warum?

Grundsätzlich muss jedes Unternehmen ein Kassenbuch führen, das auch zur doppelten Buchführung verpflichtet ist. Das Gleiche gilt für Betriebe mit (freiwilligem) Handelsregistereintrag. Somit kann die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, auch Kleingewerbe betreffen. Darüber hinaus gilt die Pflicht eines Kassenbuchs für Unternehmen, die einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erforderlich machen.

Der Grund für die Pflicht der Kassenbuchsführung ist simpel: Gerade bei Bargeschäften eist es relativ einfach, durch Unterschlagung der Umsätze Steuern zu hinterziehen. Um dieser Problematik entgegenzuwirken, gibt es entsprechende Gesetze. Diese gelten insbesondere für Unternehmen, die generell hohe Umsätze oder speziell hohe Umsätze in Form von Bareinnahmen erzielen. Diese Faktoren spielen unter anderem bei der Berechnung der Umsatzsteuer eine Rolle.

Kassenbuch führen: Worauf sollte man achten?

Wie führt man ein Kassenbuch? Diese Frage kommt häufig auf, wenn Unternehmer sich erstmalig mit der Thematik rund um das Kassenbuch befassen. Zunächst sollte man einige rechtliche Faktoren beachten. So besagt Paragraph 146, Absatz 1, Satz 1 der Abgabenordnung, dass die Vorfälle "einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden müssen".

Außerdem sollten sämtliche Geschäftsvorfälle für Dritte nachvollziehbar sein. Auch bei der Art und Weise der Kassenbuchsführung gibt es eine Besonderheit: Grundsätzlich ist es kein Problem, für das Kassenbuch ein Programm zu verwenden (elektronisches Kassenbuch). Allerdings darf man das Kassenbuch nicht in Form einer Exceltabelle führen, da die Ergebnisse in diesem Fall nachträglich veränderbar wären.

Das Kassenbuch in der Praxis: Typische Fehler und Softwarelösungen

Kassenbuch führen: handschriftlich oder digital? Auch diese Frage kommt häufig auf. Grundsätzlich ist es natürlich einfacher, für das Kassenbuch eine Software zu nutzen oder ein Online-Kassenbuch zu führen. Besonders Programme wie DATEV werden hier gerne genutzt. Das hat den Vorteil, dass man alle Kassenbücher an einem "Platz" sichern kann. Wer das Kassenbuch handschriftlich führt, darf nicht den typischen Fehler machen und die Kontierung der Belege vergessen. Außerdem sollte man beim handschriftlichen Kassenbuch keine Leerzeilen lassen oder fehlerhafte Einträge löschen. Letztere müssen stattdessen markiert werden.