Aufwendungen

Geschäftsvorfälle, die zu einer Verminderung des betrieblichen Gewinns führen, bezeichnet man als Aufwendungen. Eine Ausnahme bilden lediglich Auszahlungen an Anteilseigner oder Eigentümer. Aufwendungen treten sehr häufig auf und können daher einen großen Teil der Arbeit eines Buchhalters oder Buchhaltungsbüros ausmachen.

Im Rahmen der doppelten Buchführung erfasst man Aufwendungen auf der Habenseite des jeweiligen Aufwandskontos. Zum Jahresende werden diese Konten über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. Als Teil der GuV beeinflussen die Aufwendungen in der Folge den Unternehmensgewinn. Alle Aufwendungen werden durch die “Periodisierung” außerdem einem Abrechnungszeitraum zugeordnet.

Zu den Aufwendungen zählen alle periodisierten Ausgaben einer Unternehmung. Dies umfasst in der Praxis eine Vielzahl von Aktivitäten. Somit machen Aufwendungen einen großen Teil der Buchung laufender Geschäftsvorfälle aus. Man unterteilt die Aufwendungen weiter in betriebliche und betriebsfremde Aufwendungen: Betriebliche Aufwendungen stehen in Zusammenhang mit dem Kerngeschäft des Unternehmens, betriebsfremde Aufwendungen nicht.

Typische Beispiel für Aufwendungen sind etwa:

• Zahlungen von Löhnen oder Gehalt per Banküberweisung
• Zahlung von Zinsen für Darlehen und Kredite per Bankeinzug
• Einkauf von Büromaterial in bar
• Zahlung einer Rechnung für Produktionsmittel per Banküberweisung
• Zahlung von Reparaturkosten für eine Maschine oder einen PKW per Banküberweisung

Abgrenzung zu den Ausgaben

Aufwendungen und Ausgaben werden oft in einen Topf geworfen, aber nicht alle Ausgaben sind auch Aufwendungen: Nur, wenn ein erfolgswirksamer Geschäftsfall die Grundlage bildet, handelt es sich auch um eine Aufwendung.

Das ist immer dann der Fall, wenn der jeweilige Betrieb betroffen ist. Zum Beispiel bei der Überweisung der Miete für ein Gebäude. Wird hingegen eine Forderung anderer Unternehmen beglichen, zum Beispiel durch die Überweisung einer Rechnung, liegt keine Ausgabe vor: Sowohl der Zahlungsmittelbestand (Bankkonto, Kasse …) als auch die Verbindlichkeiten des Unternehmens nehmen dadurch ab. Wenn die Bezahlung also erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt, liegt eine Aufwendung, aber keine Ausgabe, vor. Das Unternehmen tritt hier also als Debitor auf.

Abgrenzung zu den Kosten

Verbrauchte Güter und Dienstleistungen, die in direktem Zusammenhang mit dem Kerngeschäft eines Unternehmens stehen, nennt man „Kosten“. Entscheidend ist der Bezug auf das unternehmerische Kerngeschäft: Sie werden zur Erstellung anderer Güter oder Dienstleistungen verwendet. Aufwendungen, die nicht für das unternehmerische Kerngeschäft notwendig sind, fallen in andere Kategorien und werden nicht als Kosten bezeichnet. Kosten werden in der Regel direkt aus den Aufwendungen abgeleitet.